La asistencia escolar es un tema importante y a menudo preocupante tanto para los padres como para los educadores. Este indicador es crucial porque está correlacionado con el éxito académico y el desarrollo de habilidades sociales y emocionales. Los estudiantes que asisten regularmente a la escuela tienen mejores resultados y establecen hábitos saludables para el futuro.
En Kimche, hemos enviado más de 8 millones de comunicaciones a través de nuestro software de comunicación por Whatsapp, y hemos observado que los mensajes relacionados con problemas de asistencia escolar son muy comunes. Según nuestra experiencia, podemos identificar tres categorías de comunicaciones frecuentes relacionadas con la asistencia escolar:
- Justificativos
- Recordatorios de asistencia
- Inasistencias reiteradas
En este artículo, profundizaremos en la categoría de comunicación de Justificativos y exploraremos cómo pueden ayudar a mejorar la asistencia escolar y la experiencia educativa en general.
La justificación de asistencia en contexto escolar es importante por varias razones.
- Permite a docentes y directivos tener un registro preciso de la asistencia de los alumnos, lo que es fundamental para el seguimiento, la evaluación del progreso académico.
- Ayuda al colegio a comprender las causas de la inasistencia, para monitorear de mejor manera a los estudiantes y generar acciones que aseguren el cumplimiento de sus responsabilidades escolares.
- Es una forma importante de comunicación entre apoderados y la escuela, ya que permite a los padres estar informados sobre el progreso y la asistencia de sus hijos, para tomar medidas y abordar cualquier problema que puedan estar experimentando.
- Los justificativos son también de gran importancia para fines legales y administrativos como la definición de Actas finales ministeriales a través del SIGE y las decisiones de Repitencia según el reglamento de evaluación del colegio.
Los mensajes de justificativos que los colegios envían a los apoderados suelen tener ciertas características comunes. En primer lugar, suelen informar sobre la inasistencia del alumno a clases y solicitar a los padres o tutores que justifiquen dicha ausencia. En algunos casos, se puede requerir el envío de un certificado médico para justificar la inasistencia. Además, estos mensajes suelen proporcionar información sobre a quién contactar en caso de tener preguntas o para presentar la justificación correspondiente. Estos mensajes buscan fomentar la responsabilidad y el compromiso de los alumnos y sus familias en el proceso educativo, y asegurar que se cumplan las políticas de asistencia y ausentismo establecidas por la institución educativa.
Basándose en los mensajes redactados por las escuelas podemos identificar 2 casos de comunicación según la cantidad de información proporcionada al apoderado:
Información insuficiente:
“Estimado apoderado, le informamos que su hijo ha faltado a clases durante los últimos días. Favor justificar.
Saludos cordiales.”
Este mensaje contiene información insuficiente, ya que no especifica las fechas exactas en que el estudiante ha faltado, ni proporciona información sobre cómo justificar la inasistencia.
Información suficiente:
“Estimado apoderado, queremos informarle que su hijo ha faltado a clases durante los días 2 y 3 de abril. Le recordamos que según nuestro reglamento interno, los estudiantes tienen un plazo de 48 horas para justificar su inasistencia.
Por favor, envíe una justificación escrita a la brevedad posible, ya sea a través de correo electrónico (inspectoría@colegio.cl) o entregándola en secretaría.
En caso de que la inasistencia se deba a motivos de salud, se debe adjuntar un certificado médico.
Si tiene alguna pregunta o necesita más información, no dude en comunicarse con nosotros.
Atentamente, la Dirección del Colegio.”
Este mensaje es bueno, ya que proporciona información clara y detallada sobre la inasistencia del estudiante, el plazo para justificarla, las formas en que se puede enviar la justificación, los requisitos para justificar una inasistencia por motivos de salud, y a quién contactar en caso de tener preguntas.
Plantillas para solicitud de justificativos
A continuación te proporciono tres ejemplos de mensajes que contienen, además de información suficiente para el apoderado, contenido que ayuda a:
- Involucrar al apoderado con la importancia de la asistencia escolar.
- Comunicar la importancia que tienen los justificativos para el colegio.
Estos ejemplos son para que los pruebes, uses, modifiques y te inspiren a crear nuevos tipos de mensajes. Recuerda que los puedes enviar de forma inmediata al WhatsApp de cada apoderado a través de nuestro módulo de comunicaciones WhatsApp Escolar.
Ejemplo 1
Estimado(a) apoderado(a), en el día de hoy su pupilo no asistió a clases. Sabemos que en algunas ocasiones esto puede suceder, sin embargo, es importante que justifique su inasistencia a la brevedad. El plazo para hacerlo es de 48 horas y puede hacerlo mediante correo electrónico [inspector@colegio.cl] o al teléfono [+569 9999 9999]. Si la inasistencia es por motivos de salud, es necesario presentar un certificado médico. En caso de tener preguntas o dudas, no dude en contactarse con la dirección del colegio.
Su participación activa es clave para lograr que su pupilo asista regularmente a clases. Sabemos que a veces puede resultar difícil motivarlos, pero le recomendamos:
- Hable con su hijo(a) sobre la importancia de la asistencia escolar y cómo esto puede impactar en su futuro.
- Establezca una rutina de sueño adecuada y asegúrese de que su hijo(a) descanse lo suficiente para que pueda rendir mejor en el colegio.
- Trate de evitar programar citas médicas o personales durante las horas de clases. Si es necesario, trate de hacerlas fuera del horario escolar.
Atentamente,
Inspectoría general
[Nombre de la Institución]
Ejemplo 2
Buen día, apoderado(a), nos comunicamos con usted para informarle que su pupilo no asistió a clases hoy. Le recordamos que es fundamental que justifique su inasistencia en un plazo máximo de 72 horas. Puede hacerlo llamando al [+569 9999 9999] o a través del correo electrónico [inspector@colegio.cl] proporcionado por el colegio. Si la inasistencia es por motivos de salud, por favor, presente un certificado médico en un plazo no mayor a una semana. Si tiene alguna pregunta sobre el proceso, puede contactarse con inspectoría.
La asistencia regular a clases es esencial para el éxito académico de su pupilo. Cada día de clase es una oportunidad valiosa para aprender y crecer, y su presencia es fundamental. Por favor, ayúdenos a fomentar su importancia con las siguientes ideas:
- Planifique las actividades extracurriculares de su hijo(a) después de la escuela para que no interfieran con su asistencia.
- Trate de involucrar a su hijo(a) en actividades escolares y fomente su participación en la vida del colegio.
- Asegúrese de que su hijo(a) tenga todo lo que necesita para su éxito escolar, como útiles escolares y un ambiente de estudio adecuado en casa.
Atentamente,
Inspectoría general
[Nombre de la Institución]
Ejemplo 3
Estimado(a) apoderado(a), le informamos que su pupilo estuvo ausente en el día de hoy. Queremos recordarle la importancia de justificar esta inasistencia dentro de las próximas 24 horas. Para hacerlo, puede enviar un correo electrónico a [inspector@colegio.cl]. Si la ausencia es por motivos de salud, necesitaremos que presente un certificado médico lo antes posible. En caso de tener preguntas o necesitar más información, puede contactarse con la dirección del colegio. Juntos, podemos asegurar la asistencia regular de su hijo y así garantizar su éxito académico.
Entendemos que a veces surgen imprevistos que impiden la asistencia de su pupilo a clases, pero queremos recordarle que la asistencia escolar es fundamental para su hijo. Le sugerimos:
- Mantener una comunicación abierta con su pupilo, que fomente su interés por las materias.
- Ayude a su hijo(a) a desarrollar habilidades de organización y gestión del tiempo para que pueda cumplir con sus responsabilidades escolares.
- Trate de asegurarse de que su hijo(a) tenga tiempo suficiente para relajarse y hacer actividades que disfrute fuera de la escuela para que se sienta motivado y entusiasmado de ir a la escuela todos los días.
Atentamente,
Inspectoría general
[Nombre de la Institución]
En resumen, la justificación de la asistencia en el contexto escolar es esencial para garantizar el progreso académico y la responsabilidad de los estudiantes, así como para establecer una comunicación efectiva entre los padres y la escuela. Por lo tanto, es fundamental que los colegios proporcionen información clara y detallada sobre los procesos de justificación de inasistencia y la importancia que tienen para la institución educativa. En este sentido, nuestra experiencia con el software de comunicación a través de Whatsapp ha demostrado una alta cobertura y tasa de lectura que permiten a los colegios comunicar de manera efectiva los justificativos. Este sistema permite mantener una comunicación fluida con apoderados y aumentar la tasa de justificativos recibidos en el año escolar.
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