Pasar del libro físico al digital es un proceso muy importante de transformación, en el cual el colegio debe prepararse gradualmente para cambiar la forma en que se registran y analizan los datos del establecimiento.

Claves para un cambio exitoso

Nuestra experiencia nos indica que el cambio al libro digital debe cumplir los siguientes criterios para declararse un proceso exitoso:

• Un proyecto liderado por el equipo de gestión 👩🏻‍💼👨🏽‍💼

El liderazgo directivo se compromete a llevar a cabo el cambio, designa encargados de plataformas y contraparte con la empresa proveedora del servicio.

• Un plan definido con plazos e hitos 🗓

Se tiene que trazar una hoja de ruta compartida con metas concretas para asegurar un exitoso proceso de implementación.

• Un plan comunicado con tiempo a todos los estamentos 💬

Es necesario alinear a todos los futuros usuarios de la plataforma (directivos, profesores, padres), anticipando los cambios e hitos del proceso. Estos cambios deben ser graduales y continuos para generar una mejor adhesión.

Requisitos mínimos

Condiciones que debe cumplir un establecimiento para trabajar con un Libro de Clases Digital:

• Acceso a internet en todas las salas.
• Asegurar acceso a dispositivos para todos los profesionales que utilicen la plataforma.

Hitos importantes

Para la transición del libro físico al digital recomendamos un plan basado en nuestras múltiples experiencias de cambio de sistema en Kimche. El plan está diseñado en etapas de años consecutivos con el objetivo de lograr gran adhesión a la plataforma por parte de la comunidad escolar y evitar riesgos de multa. Además, en el proceso se debe capacitar y generar uso entre los profesionales, con tiempo suficiente para hacer los traspasos de datos correspondientes.

• Año 1: Uso del Libro Digital como plataforma de gestión, es decir, que cumpla el objetivo de emisión de certificados, concentraciones de notas y actas finales, mientras se sigue usando el libro físico como medio fiscalizable ante la superintendencia. Se termina este año con la obtención de la firma digital avanzada y la interoperabilidad.
• Año 2: Uso definitivo del Libro de Clases Digital, es decir, como instrumento fiscalizable ante la superintendencia. En este año, los docentes pasan asistencias, leccionarios, calificaciones y observaciones tal cual como si utilizaran el libro físico.

Planes graduales con hitos claros y comunicando con tiempo a toda la comunidad educativa es la mejor forma de lograr el proceso de transformación digital del establecimiento.