¿En qué consiste la organización de la información para una buena gestión de datos?
Como vimos en la Metodología para tomar decisiones con datos en educación de Kimche, la primera parte, relacionada a organizar la información y los datos, se compone de los siguientes pasos:
❤️ Gobierno de datos:
En el siguiente artículo, te hablaremos sobre la organización de la información 🗂️. La idea es que a partir de los mecanismos de captura y registro de datos, el colegio:
- Logre una base de datos que responda en términos de orden.
- Logre una base de datos que responda en términos de disponibilidad.
Para entender esos dos puntos, primero recordemos que la base de datos debe estar pensada siempre según las exigencias de análisis que tenga la institución educativa. Es decir, qué nivel de información se quiere obtener y a partir de qué datos se analizará.
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Tips para organizar mejor la información
En los establecimientos educacionales nos encontramos con varios problemas en cuanto a gestión de datos 👎🏻. La distribución de la información es demasiado diversa, está en distintos formatos, la manejan muchas personas o una sola persona, etcétera. Esto dificulta cualquier proceso de análisis que se quiera realizar, con cualquier indicador de gestión.
Es por esto que aquí tenemos unos consejos básicos a la hora de organizar todo tipo de información que se desee recabar:
- 1. PASA TODO A DIGITAL 💻
1.1. Para cualquier cruce de datos, utiliza el RUT de la persona y no su nombre, ya que muchas veces por errores ortográficos o de tilde, no se logra hacer el cruce.
1.2. Desagrega los datos. Mientras más atomizada esté la información, mejor. O, en otras palabras, toda información macro se obtiene de los micro datos, así que procura desagregar los datos desde su base.
1.3. Pocas manos sobre el archivo Excel. No es recomendable que muchas personas manejen un mismo archivo .xls, ya que se tiende a la confusión.
1.4 Por el mismo motivo que en el punto anterior, se recomienda no tener el REGISTRO de la información junto con el ANÁLISIS de ésta en un mismo archivo. Puedes poner el registro en un Google Forms y el análisis en un archivo Excel, por ejemplo.
- 2. PASA TODO A EXCEL 📁
2.1. Escribe las direcciones con su comuna. Nunca escribas una dirección sólo con calles o pasajes. Recuerda que existen muchos lugares en Chile con el mismo nombre.
2.2. Escribe las direcciones sin departamento y/o block. Para ciertos cruces de datos, como la georeferenciación, puede resultar un obstáculo.
2.3. Más filas, menos columnas. Para organizar los datos en tablas y archivos Excel, se recomienda que la extensión sea más larga en vertical que en horizontal.
- 3. POR ÚLTIMO, LO MÁS IMPORTANTE: USA SÓLO LOS DATOS NECESARIOS 📉
La cantidad de información que se tiene en un colegio puede ser increíblemente extensa. Por esto, es fundamental que para hacer buenos análisis se hagan distintos cruces con los datos necesarios, y no querer abarcarlo todo.
